Excel cơ bản là những thao tác làm việc với phần mềm thông dụng trong môi trường công sở cực kỳ quan trọng mà bất kỳ ai cũng nên biết. Sử dụng phần mềm này một cách cơ bản cũng sẽ không gây ra nhiều khó khăn cho người dùng. Và bạn sẽ biết được những thao tác sử dụng Excel căn bản nhấn khi tham khảo bài sau.
Thông tin cơ bản về Microsoft Excel
Phần mềm Microsoft Excel được sử dụng trong môi trường công sở đã trở thành công cụ không còn xa lạ với chúng ta. Cùng tìm hiểu về những thông tin cơ bản về phần mềm này ngay dưới đây nhé.
Thông tin cơ bản về Microsoft Excel
Các chức năng nổi bật của Excel
Excel là phần mềm bảng tính phổ biến nhất thế giới, được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như văn phòng, tài chính, kế toán, khoa học, giáo dục,…Một số chức năng nổi bật của Excel bao gồm:
- Ribbon là thanh công cụ chính trong Excel, nơi chứa các lệnh và tùy chọn để thực hiện các thao tác khác nhau. Ribbon được chia thành các tab, mỗi tab chứa các nhóm lệnh liên quan đến nhau.
- Trang tính (worksheet) là thành phần cơ bản của một tập tin Excel (workbook). Mỗi trang tính là một bảng dữ liệu gồm các hàng (row) và cột (column) được đánh số và đặt tên. Dữ liệu trong trang tính có thể được định dạng dưới dạng văn bản, số, ngày tháng, thời gian,…
- Ô là đơn vị cơ bản nhất trong Excel, là nơi chứa dữ liệu hoặc công thức. Mỗi ô được xác định bởi vị trí của nó trong bảng tính, được biểu thị bằng tên cột và số hàng. Ví dụ, ô A1 là ô nằm ở giao điểm của cột A và hàng 1.
Các chức năng nổi bật của Excel
Tại sao bạn nên học sử dụng Excel cơ bản
Bạn nên tập làm quen với những thao tác Excel cơ bản vì những lý do sau:
- Excel giúp bạn tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và công sức. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng giá trị của một cột, hoặc sử dụng chức năng Filter để lọc dữ liệu theo một tiêu chí cụ thể.
- Excel cung cấp nhiều công cụ và chức năng mạnh mẽ để phân tích dữ liệu, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng PivotTable để tóm tắt dữ liệu và tạo báo cáo, hoặc sử dụng biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu.
- Học sử dụng Excel cơ bản giúp bạn nâng cao kỹ năng tin học, một kỹ năng cần thiết cho hầu hết các công việc hiện nay.
- Nắm vững các kỹ năng Excel cơ bản giúp bạn có nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc và mở rộng cơ hội nghề nghiệp.
- Excel có thể được sử dụng để quản lý tài chính cá nhân, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc,…
Tại sao bạn nên học sử dụng Excel cơ bản
Một số thao tác Excel cơ bản
Bạn có thể tham khảo một số thao tác Excel cơ bản cho người mới bắt đầu được cung cấp dưới đây.
Giới thiệu các tab công cụ có trong giao diện Excel
Giao diện Excel bao gồm nhiều tab công cụ được sắp xếp theo chức năng để hỗ trợ người dùng thao tác với dữ liệu hiệu quả. Dưới đây là giới thiệu chi tiết về các tab công cụ chính:
Tab Home
Chứa các công cụ chỉnh sửa cơ bản như định dạng phông chữ, căn chỉnh, định dạng ô, sao chép, dán,…Cung cấp các công cụ định dạng nâng cao như in đậm, in nghiêng, gạch chân, màu sắc, v.v. Cho phép thêm và xóa các hàng, cột, định dạng bảng. Người dùng cũng cps thể tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong bảng tính.
Tab Insert
Tab này dùng để chèn các đối tượng như biểu đồ, hình ảnh, SmartArt, hộp văn bản, hoặc thêm các liên kết, chú thích, tiêu đề,…Tạo bảng, biểu đồ và PivotTable để phân tích dữ liệu và chèn các hàm và công thức để tính toán dữ liệu.
Tab Data
- Lọc dữ liệu để hiển thị thông tin cụ thể.
- Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
- Tạo nhóm dữ liệu để phân tích.
- Xác định dữ liệu trùng lặp và loại bỏ.
Tab Formulas
- Chứa các hàm và công thức để tính toán dữ liệu.
- Cung cấp các công cụ kiểm tra lỗi và theo dõi công thức.
- Tạo tên cho các ô và phạm vi dữ liệu.
- Định dạng và quản lý các công thức trong bảng tính.
Tab Review
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.
- Thêm chú thích và nhận xét cho các ô.
- Theo dõi thay đổi và bảo vệ bảng tính.
- Chia sẻ và cộng tác với người khác trên bảng tính.
Tab View
- Thay đổi chế độ xem của bảng tính như thu gọn, phóng to, chia nhỏ màn hình.
- Hiện hoặc ẩn các thanh công cụ và thanh trạng thái.
- Tùy chỉnh giao diện Excel theo nhu cầu sử dụng.
Giới thiệu các tab công cụ có trong giao diện Excel
Cách tạo và lưu một workbook mới
- Cách tạo workbook mới: Bạn hãy nhấp vào biểu tượng Excel trên màn hình desktop hoặc menu Start sau đó nhấn phím tắt Ctrl + N để mở Excel trực tiếp.
- trong khung bên phải.
- Cách lưu workbook mới: Nhấp vào Untitled Workbook trên thanh tiêu đề và nhập tên bạn muốn đặt cho workbook. Sau đó bạn hãy nhấp vào Save As trong menu File rồi chọn vị trí bạn muốn lưu workbook và hoàn tất
Cách tạo và lưu một workbook mới
Thao tác làm việc với dữ liệu trong Excel cơ bản
Khám phá những thao tác làm việc với dữ liệu trong Excel cơ bản ngay dưới đây.
Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu
Thao tác nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong Excel vô cùng đơn giản. Tại 1 ô bất kỳ trong trang tính mới bạn có thể nhập bất kỳ dữ liệu chữ, số, ngày, giờ hoặc công thức bất kỳ để tạo nên một file dữ liệu hoàn chỉnh.
Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu
Sắp xếp và lọc dữ liệu
Excel sở hữu những công cụ mạnh mẽ giúp bạn làm chủ dữ liệu một cách dễ dàng. Hãy cùng khám phá cách sắp xếp và lọc dữ liệu nhanh chóng với các bước đơn giản sau:
Sắp xếp dữ liệu:
- Chọn cột bạn muốn sắp xếp: Nhấp chuột vào ô bất kỳ trong cột đó.
- Truy cập công cụ Sắp xếp: Trên thanh công cụ Home, tìm đến nhóm Sort & Filter.
- Lựa chọn cách sắp xếp:
- A to Z: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần.
- Z to A: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần.
- Custom Sort: Tùy chỉnh các điều kiện sắp xếp nâng cao.
Lọc dữ liệu:
- Kích hoạt chức năng Lọc: Trong nhóm Sort & Filter, nhấp vào Filter.
- Chọn điều kiện lọc:
- Lọc theo giá trị: Nhập vào mũi tên Dropdown trong tiêu đề cột và chọn giá trị bạn muốn lọc.
- Lọc theo định dạng: Sử dụng các tùy chọn lọc như Text Filters, Number Filters, Date Filters, v.v. để lọc dữ liệu theo định dạng cụ thể.
- Lọc nâng cao: Tạo các bộ lọc phức tạp với nhiều điều kiện bằng Custom Filter.
Sắp xếp và lọc dữ liệu
Các kiểu dữ liệu trong Excel
Excel hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu khác nhau để bạn có thể lưu trữ và thao tác thông tin hiệu quả. Dưới đây là một số kiểu dữ liệu phổ biến:
- Dữ liệu chuỗi (Text): Bao gồm các ký tự chữ từ A đến Z, ký tự đặc biệt trên bàn phím. Dữ liệu bắt đầu bằng chữ cái sẽ được định dạng mặc định là kiểu chuỗi. Ví dụ: tên người, địa chỉ, mô tả sản phẩm.
- Dữ liệu dạng số (Number): Bao gồm các số nguyên, số thập phân, tỷ lệ phần trăm. Dữ liệu chỉ chứa số sẽ được định dạng mặc định là kiểu số. Ví dụ: giá cả, số lượng, điểm số.
- Dữ liệu thời gian: Bao gồm ngày tháng, giờ phút giây. Có thể nhập dữ liệu thời gian theo nhiều định dạng khác nhau. Ví dụ: ngày sinh, thời gian giao hàng, lịch hẹn.
- Dữ liệu dạng Logic (Boolean): Bao gồm hai giá trị: Đúng (True) và Sai (False). Dùng để kiểm tra điều kiện, tạo công thức có điều kiện. Ví dụ: kiểm tra sản phẩm đạt/không đạt tiêu chuẩn, đăng ký/không đăng ký tham gia.
- Dữ liệu kiểu công thức (Formula): Là các biểu thức tính toán được tạo ra bằng cách sử dụng các hàm và toán tử Excel. Cho phép thực hiện các phép tính tự động trên dữ liệu. Ví dụ: tính tổng, trung bình, giá trị lớn nhất/nhỏ nhất.
Cách tạo và quản lý bảng trong Excel
Để tạo một bảng mới trong Excel, bạn chỉ cần bấm vào tab Insert trên thanh công cụ và chọn Table. Chọn số lượng cột, hàng để tạo bảng.
Cách tạo và quản lý bảng trong Excel
Một số chức năng nâng cao của Excel
Ngoài những tính năng của Excel cơ bản thì bạn cũng có thể làm quen với những chức năng nâng cao của phần mềm này được giới thiệu chi tiết dưới đây.
Pivot Table
PivotTable là một công cụ mạnh mẽ trong Excel giúp bạn tóm tắt, phân tích và khám phá dữ liệu một cách hiệu quả. Nó cho phép bạn sắp xếp, lọc và tính toán dữ liệu theo nhiều cách khác nhau để có được cái nhìn tổng quan về dữ liệu của bạn và xác định các xu hướng, mẫu hình ẩn trong đó.
Pivot Table
VLOOKUP và HLOOKUP
VLOOKUP và HLOOKUP là hai hàm tra cứu được sử dụng phổ biến trong Excel để tìm kiếm và lấy dữ liệu từ một bảng dữ liệu khác. Cả VLOOKUP và HLOOKUP đều có thể sử dụng các tham chiếu ô thay cho giá trị cụ thể. Khi sử dụng tham chiếu ô, cần đảm bảo tham chiếu đó là tuyệt đối để tránh lỗi khi di chuyển hoặc sao chép công thức.
VLOOKUP và HLOOKUP
Conditional Formatting
Conditional Formatting (Định dạng Có Điều Kiện) của Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn làm nổi bật dữ liệu trong bảng tính dựa trên các điều kiện nhất định. Bằng cách sử dụng Conditional Formatting, bạn có thể dễ dàng:
- Xác định nhanh chóng các giá trị quan trọng: Tô màu cho các ô có giá trị cao/thấp, các giá trị trùng lặp, các ô vượt quá/không đạt mục tiêu.
- Phân tích xu hướng dữ liệu: Sử dụng các thanh dữ liệu (data bars) hoặc thang màu (color scales) để trực quan hóa sự thay đổi của dữ liệu.
- Tạo bảng điều khiển tương tác: Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng của dữ liệu bằng cách kết hợp Conditional Formatting với các công thức và bảng xếp hạng.
Conditional Formatting
Một số mẹo và thủ thuật khi sử dụng Excel cơ bản
Bí quyết tăng tốc độ làm việc trong Excel
Sử dụng Fill Handle để kéo công thức và hàm xuống các ô khác giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi. Ví dụ như:
- Giả sử bạn muốn tính tổng các số trong dải ô A1:A10.
- Nhập công thức SUM(A1:A10) vào ô B1.
- Nhấp vào Fill Handle (góc dưới cùng bên phải của ô B1) và kéo xuống ô B10.
- Excel sẽ tự động sao chép công thức SUM(A1:A10) vào các ô B2:B10 và tính toán kết quả.
Bí quyết tăng tốc độ làm việc trong Excel
Tìm hiểu các phím tắt thông dụng trong Excel
Phím tắt thông dụng trong Excel
- Di chuyển:
- Mũi tên: Di chuyển một ô theo hướng tương ứng.
- Ctrl + Mũi tên: Di chuyển đến vùng dữ liệu kế tiếp.
- Ctrl + Home: Về ô đầu của một hàng trong một bảng tính.
- Ctrl + End: Về ô cuối cùng chứa nội dung trên một bảng tính.
- Ctrl + Shift + Home: Chọn từ ô hiện tại đến ô A1.
- Ctrl + Shift + End: Chọn từ ô hiện tại đến ô có dữ liệu cuối cùng.
- PgUp: Di chuyển lên trên một màn hình tính.
- PgDn: Di chuyển xuống dưới một màn hình tính.
- Chọn:
- Ctrl + A: Chọn toàn bộ bảng tính.
- Ctrl + Shift + Space: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu hiện tại.
- Shift + Mũi tên: Chọn một nhóm ô theo hướng tương ứng.
- Ctrl + Space: Chọn toàn bộ hàng hiện tại.
- Ctrl + Shift + L: Chọn toàn bộ cột hiện tại.
- Chỉnh sửa:
- F2: Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô.
- Ctrl + C: Sao chép dữ liệu.
- Ctrl + X: Cắt dữ liệu.
- Ctrl + V: Dán dữ liệu copy hoặc cắt.
- Ctrl + Z: Hoàn tác thao tác vừa thực hiện.
- Ctrl + Y: Làm lại thao tác vừa hoàn tác.
- Định dạng:
- Ctrl + B: Chữ đậm.
- Ctrl + I: Chữ nghiêng.
- Ctrl + U: Chữ gạch chân.
- Ctrl + 1: Định dạng số.
- Ctrl + 2: Định dạng căn lề trái.
- Ctrl + 3: Định dạng căn lề giữa.
- Ctrl + 4: Định dạng căn lề phải.
- Tìm kiếm và lọc:
- Ctrl + F: Tìm kiếm.
- Ctrl + H: Thay thế.
- Ctrl + Shift + L: Lọc dữ liệu.
- In ấn: Ctrl + P: In ấn.
Tìm hiểu các phím tắt thông dụng trong Excel
Xem thêm: TOP 3 cách tạo bảng trong Excel đơn giản và phổ biến nhất
Những thao tác Excel cơ bản và cực kỳ cần thiết đã được giới thiệu trong bài viết trên. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thể làm quen nhanh hơn với phần mềm văn phòng nổi tiếng này.
