Tách tên trong Excel là thao tác được sử dụng cực kỳ phổ biến, giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức so với cách làm thủ công. Có rất nhiều cách tách tên khác nhau mà bạn có thể sử dụng tùy vào từng yêu cầu. Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để biết được những cách làm chi tiết nhất để tách tên nhé.
Tại sao cần phải tách tên trong Excel?
Thao tác tách tên trong Excel được sử dụng cực kỳ phổ biến vì những lý do sau:
- Tách riêng phần họ và phần tên giúp bạn sắp xếp và lọc dữ liệu theo từng tiêu chí một cách dễ dàng và chính xác hơn.
- Giúp người dùng dễ dàng thao tác với từng phần dữ liệu riêng biệt.
- Tách riêng họ và tên giúp dữ liệu dễ đọc và dễ hiểu hơn, đặc biệt khi bạn chia sẻ dữ liệu với những người không quen thuộc với định dạng dữ liệu của bạn.
- Thao tác tách họ và tên còn giúp tự động hóa các tác vụ trong Excel bằng cách sử dụng các công thức và macro.
Tại sao cần phải tách tên trong Excel?
Những cách tách tên trong Excel cực đơn giản
Có rất nhiều cách tách tên trong Excel khác nhau mà bạn có thể áp dụng tùy vào từng yêu cầu của file báo cáo. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho từng cách làm mà bạn có thể tham khảo.
Sử dụng Find and Replace để tách tên trong Excel
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu chứa họ và tên mà bạn muốn tách.
Sử dụng Find and Replace để tách tên trong Excel
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace (Tìm kiếm và Thay thế).
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace
Bước 3: Trong ô Find what bạn hãy nhập dấu * (Shift + 8) và phím Space để tách tên. Chọn Replace All
Trong ô Find what bạn hãy nhập dấu *
Bước 4: Phần tên sẽ được tách ngay sau đó giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Kết hợp nhiều hàm để tách tên trong Excel
Bạn cũng có thể sử dụng cách kết hợp nhiều hàm để tách tên trong Excel với các bước cực kỳ đơn giản dưới đây:
Bước 1: Bạn hãy nhập hàm =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””))))) vào ô C2
Trong đó:
- Hàm RIGHT được dùng để cắt chuỗi từ bên phải qua.
- Hàm LEN để lấy độ dài của chuỗi.
- Hàm SUBSTITUTE sử dụng để thay thế văn bản cụ thể trong chuỗi văn bản.
Kết hợp nhiều hàm để tách tên trong Excel
Bước 2: Nhấn giữ từ góc phải phía dưới của ô C2 rồi kéo đến hết hàng là đã có thể lấy được phần tên nhanh chóng.
Nhấn giữ từ góc phải phía dưới của ô C2
Tách tên trong Excel bằng cách sử dụng lệnh Text to Columns
Nếu bạn muốn sử dụng lệnh Text to Columns để tách tên trong Excel thì hãy thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Bôi đen các ô chứa họ và tên rồi nhấn vào tab Data để chọn Text to Columns
Tách tên trong Excel bằng cách sử dụng lệnh Text to Columns
Bước 2: Hộp thoại Convert Text to Columns Wizard sẽ hiện ra và bạn hãy chọn Delimited rồi nhấn Next.
Hộp thoại Convert Text to Columns Wizard sẽ hiện ra
Bước 3: Sau đó trong mục Delimiter bạn hãy chọn Space rồi ấn Next.
Sau đó trong mục Delimiter bạn hãy chọn Space rồi ấn Next
Bước 4: Tiếp tục ở hộp thoại tiếp theo thì bạn sẽ chọn ô Text ở mục Destination. Chọn ô dữ liệu sau khi tách và nhấn Finish.
Chọn ô dữ liệu sau khi tách và nhấn Finish
Phần họ và tên sẽ được tách ra ngay sau đó như trong hình bên dưới. 
Sử dụng Flash Fill để tách tên
Bước 1: Ở ô B2 bạn hãy điền phần họ tương ứng với ô A2.
Sử dụng Flash Fill để tách tên
Bước 2: Tiếp tục nhập phần họ ở ô B3 tương ứng với ô A3 và dữ liệu tương ứng sẽ hiện thành dải xám. Bạn hãy kiểm tra và nhấn OK để hoàn tất.
Tiếp tục nhập phần họ ở ô B3 tương ứng với ô A3
Lưu ý khi tách tên trong Excel
Thực hiện thao tác tách tên trong Excel mang lại nhiều lợi ích, tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo kết quả chính xác và hiệu quả:
- Đảm bảo rằng dữ liệu họ và tên được lưu trữ dưới dạng văn bản (Text) chứ không phải định dạng số (Number) hoặc ngày tháng (Date). Việc định dạng sai có thể dẫn đến lỗi khi thực hiện thao tác tách tên.
- Xác định ký tự được sử dụng để phân cách họ và tên trong dữ liệu của bạn (ví dụ: dấu cách, dấu phẩy). Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng thao tác tách tên được thực hiện chính xác.
- Sau khi thực hiện thao tác tách tên, hãy kiểm tra kỹ lưỡng kết quả để đảm bảo rằng dữ liệu được phân tách chính xác và không có lỗi.
- Sử dụng các công cụ lọc và sắp xếp để kiểm tra xem dữ liệu đã được tách đúng theo mong muốn của bạn hay chưa.
Lưu ý khi tách tên trong Excel
Các cách tách tên trong Excel đã được hướng dẫn chi tiết trong bài viết trên. Hy vọng với những chia sẻ này sẽ giúp bạn thao tác đơn giản hơn và có được file Excel hoàn chỉnh nhất.
