Nén file Word là một trong những thao tác được sử dụng cực kỳ phổ biến với mục đích giúp cho dung lượng của máy được tiết kiệm hơn. Thao tác này cũng mang đến rất nhiều lợi ích khác và có cách thực hiện rất đơn giản. Bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết các cách nén và giảm dung lượng file Word cực kỳ chi tiết khi theo dõi bài viết dưới đây.
Nguyên nhân khiến file Word có dung lượng lớn
Nếu file Word của bạn đang có dung lượng lớn hơn thông thường thì là do một trong những nguyên nhân sau:
- Chèn quá nhiều hình ảnh có dung lượng và độ phân giải lớn vào file Word
- Bảng và biểu đồ có nhiều dữ liệu và định dạng phức tạp có thể làm tăng dung lượng file.
- Việc sử dụng nhiều phông chữ, đặc biệt là phông chữ TrueType, có thể làm tăng dung lượng file.
- File Word chứa nhiều tệp đính kèm
- File Word có thể chứa dữ liệu ẩn, chẳng hạn như thông tin về tác giả hoặc theo dõi thay đổi. Dữ liệu ẩn này có thể làm tăng dung lượng file.
Nguyên nhân khiến file Word có dung lượng lớn
Tại sao cần phải nén file Word?
Dưới đây là những lý do mà bạn cần phải nén file Word:
- Nén file Word có thể giúp giảm dung lượng file xuống đáng kể, giải phóng dung lượng lưu trữ trên ổ cứng hoặc trên các dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
- Khi chia sẻ file Word qua email, mạng xã hội hoặc các dịch vụ lưu trữ trực tuyến, việc nén file sẽ giúp giảm thời gian tải xuống cho người nhận.
- Một số định dạng nén file Word, chẳng hạn như ZIP, hỗ trợ tính năng mã hóa bằng mật khẩu giúp bảo vệ dữ liệu khỏi những người truy cập trái phép.
- Khi nén nhiều file Word vào một thư mục, bạn có thể dễ dàng quản lý và tìm kiếm file.
Tại sao cần phải nén file Word?
Cách nén file Word bằng WinRAR
Bạn có thể làm theo hướng dẫn nén file Word bằng WinRAR theo các bước cụ thể sau:
Bước 1: Nhấn chuột phải vào file Word mà bạn cần nén và chọn mục Thêm vào tập tin nén
Cách nén file Word bằng WinRAR
Bước 2: Đặt lại tên cho file Word và chọn định dạng phù hợp gồm RAR, RAR5 hay ZIP. Nhấn OK để tiếp tục
Đặt lại tên cho file Word và chọn định dạng phù hợp
Bước 3: Nếu bạn muốn cài đặt mật khẩu của file Word của mình hãy nhấn vào ô Đặt mật khẩu. Sau đó hãy nhập mật khẩu 2 lần rồi chọn Đồng ý.
Đặt mật khẩu
File Word sau khi được nén xong sẽ có định dạng như hình bên dưới.
Cách giải nén file Word cực nhanh bằng WinRAR
Có hai cách chính để giải nén file Word bằng WinRAR mà bạn có thể áp dụng.
Cách 1: Giải nén nhanh (Extract Here)
Nhấp chuột phải vào file Word cần giải nén. Chọn Giải nén Ở đây (Extract Here).
Cách giải nén file Word cực nhanh bằng WinRAR
Cách này sẽ giải nén file Word vào thư mục hiện tại.
Cách 2: Giải nén đến thư mục mong muốn (Extract files…)
Bước 1: Nhấp chuột phải vào file Word cần giải nén. Chọn Giải nén tập tin… (Extract files…).
Giải nén đến thư mục mong muốn (Extract files…)
Bước 2: Trong cửa sổ Giải nén tập tin, chọn thư mục muốn giải nén file Word đến. Nhấp vào OK để bắt đầu giải nén.
Giải nén tập tin
Bước 3: Mở thư mục bạn đã chọn để giải nén để thấy được file Word của mình.
Mở thư mục bạn đã chọn để giải nén để thấy được file Word
Các cách giảm dung lượng file Word hiệu quả nhất
Ngoài cách nén file Word thì bạn cũng có thể sử dụng những cách dưới đây để giảm dung lượng cho tài liệu của mình cực kỳ hiệu quả.
Sử dụng SmallPDF.com
Bước 1: Bạn hãy truy cập vào trang web của SmallPDF.com tại đây.
Bước 2: Nhấn vào ô Chọn các tệp và chọn những file Word mà bạn muốn nén.
Nhấn vào ô Chọn các tệp
Bước 3: Chọn 1 trong 2 lựa chọn nén file Word miễn phí và mất phú tùy vào nhu cầu của bạn. Sau đó hãy nhấn vào Chọn tùy chọn.
Chọn 1 trong 2 lựa chọn nén file Word
Bước 4: Sau khi file Word đã được giảm dung lượng thì bạn hãy nhấn vào ô Tải File xuống để lưu tập tin
Nhấn vào ô Tải File xuống để lưu tập tin
Trực tiếp nén ảnh trong file Word
Bạn cũng có thể thực hiện thao tác nén ảnh trực tiếp trong file Word theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Nhấn vào hình ảnh và chọn thẻ Format. Tiếp tục chọn Compress Pictures.
Nhấn vào hình ảnh và chọn thẻ Format
Bước 2: Nhấn vào ô Tải File xuống để lưu tập tin Khi hộp thoại Compress Pictures hiện lên bạn hãy nhấn bỏ tick ở chỗ Apply only to this picture. Tick vào mục nén ảnh phù hợp rồi nhấn OK.
Trực tiếp nén ảnh trong file Word
Tắt tính năng sửa ảnh
Bước 1: Mở file Word cần giảm dung lượng và nhấn vào tab File, chọn Options.
Mở file Word cần giảm dung lượng và nhấn vào tab File, chọn Options
Bước 2: Chọn mục Advanced sau đó di chuyển đến phần Image Size and Quality. Bạn hãy nhấn bỏ tick ở ô Do not compress images file rồi nhấn OK để giảm dung lượng file Word.
Chọn mục Advanced sau đó di chuyển đến phần Image Size and Quality
Xóa những khoảng trắng dư thừa trong file Word
Ngoài những cách giảm dung lượng file Word trên thì bạn cũng nên kiểm tra xem file Word của mình có bị dính những khoảng trắng dư thừa hay không. Thực hiện thao tác xóa khoảng trắng trong Word cũng là cách cực kỳ hiệu quả giúp bạn giảm dung lượng file Word của mình.
Những cách nén file Word cực kỳ phổ biến và an toàn đã được hướng dẫn chi tiết trong bài viết trên. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được file Word với dung lượng thấp nhất.
