Bạn đang tổ chức một sự kiện quan trọng và muốn gửi lời mời đến nhiều người? Thay vì mất hàng giờ để viết từng lá thư, hãy để Mail Merge giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách trộn thư trong Word nhanh nhất.
Trộn thư trong Word là gì?
Mail Merge là một công cụ hữu ích trong Microsoft Word, cho phép người dùng tạo nhiều tài liệu cá nhân hóa cùng lúc. Tính năng này giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian khi tạo các tài liệu như thư mời, hợp đồng lao động, phiếu lương, thông báo và thư cảm ơn. Bằng cách tự động hóa quy trình chèn thông tin vào từng tài liệu, mail merge giúp hợp lý hóa các tác vụ và giúp người dùng tiết kiệm thời gian, công sức. Vậy trộn thư trong Word như thế nào? Cùng tiếp tục theo dõi nhé!
Cách trộn thư trong Word
Bước 1: Tạo một file Word mới, soạn thảo nội dung thư mời. Tại những chỗ cần thay đổi thông tin (tên, địa chỉ…) hãy đánh dấu bằng các trường hợp nhất (ví dụ: <<Họ tên>>).
Bước 2: Mở file Word chứa mẫu thư. Vào tab Mailings trên thanh công cụ, chọn Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Bước 3: Ở phần bên phải màn hình, sẽ xuất hiện một hộp thoại hướng dẫn với 6 Step.
Bước 4: Chọn cách trộn thư ở Step 1
Cụ thể:
- Letters: Kiểu thư mời
- E-mail messages: Email
- Envelopes: Phong thư
- Lables: Thư theo nhãn
- Directory: Thư theo danh mục
Bước 5: Chọn mẫu thư cho Mail Merge ở Step 2
- Use the current document: Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn sử dụng tài liệu đang mở làm mẫu thư. Đây là lựa chọn tốt nếu bạn đã soạn thảo xong nội dung thư và chỉ cần điền thông tin cá nhân vào từng bản sao.
- Start from a template: Nếu bạn chưa có sẵn mẫu thư, bạn có thể chọn từ các mẫu thư có sẵn trong Word. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian vì bạn có thể chọn một mẫu thư đã được định dạng sẵn và chỉ cần điều chỉnh nội dung cho phù hợp.
- Start from existing document: Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn sử dụng một tài liệu đã có hoặc đã tạo trước đó nhưng hiện chưa mở. Đây là lựa chọn hữu ích khi bạn đã có sẵn một mẫu thư nhưng không phải là tài liệu bạn đang mở.
Bước 6: Trong mục “Chọn người nhận” (Select Recipients), nhấn vào nút “Browse…” để tìm và chọn file dữ liệu. Trong hộp thoại hiện ra, tìm đến và chọn file Excel có chứa danh sách khách mời của bạn. Nhấn “Open” để mở file này.
Nếu file Excel của bạn có nhiều sheet, hãy chọn sheet chứa thông tin khách mời mà bạn muốn sử dụng. Thông thường, mỗi sheet sẽ tương ứng với một bảng dữ liệu.
Một hộp thoại sẽ hiện ra với danh sách các trường thông tin từ file Excel. Tại đây, bạn có thể tích chọn hoặc bỏ chọn các mục thông tin mà bạn muốn hoặc không muốn sử dụng trong quá trình Mail Merge.
Sau khi hoàn tất việc chọn lọc thông tin, nhấn “OK” để xác nhận và kết nối dữ liệu từ file Excel với tài liệu Word của bạn.
Bước 7: Ở Step 4, bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa thông tin. Nếu không điều chỉnh gì thì có thể bỏ qua.
Bước 8: Ở Step 5, bạn sẽ điền tên và các thông tin khác vào các chỗ trống trong mẫu thư Mail Merge. Thực hiện như sau:
- Trên thanh công cụ Mailings, chọn “Insert Mail Merge Field” để hiển thị danh sách các trường thông tin mà bạn có thể chèn vào mẫu thư.
- Chọn trường thông tin từ danh sách (ví dụ: Tên, Địa chỉ, Số điện thoại) để chèn vào vị trí mong muốn trong mẫu thư. Bạn có thể lặp lại quá trình này cho các trường thông tin khác nhau.
Mẹo: Nếu bạn muốn xem trước cách mà các trường thông tin sẽ hiển thị, bạn có thể sử dụng tính năng Preview Results. Để làm cho tên khách mời hiện ngay từ đầu thay vì tên trường, bạn chỉ cần nhấn vào nút mũi tên (Next Record) trên thanh công cụ Mailings để di chuyển qua từng bản ghi.
Bước 9: Tại Step 6, nhấn vào “Edit individual letters…” để Mail Merge tự động điền tất cả dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư trong Word. Lúc này, bạn sẽ thấy từng bức thư được điền thông tin cụ thể cho từng người nhận. Bạn có thể xem lại và chỉnh sửa từng bức thư nếu cần thiết.
Kết luận
Chỉ vài bước đơn giản, bạn đã có thể tự tin tạo ra những bức thư mời chuyên nghiệp và ấn tượng. Nếu thấy hữu ích, đừng ngần ngại chia sẻ cách trộn thư trong Word này với bạn bè và đồng nghiệp nhé! Chúc bạn thành công trong các dự án của mình!
Xem thêm:
