Vẽ sơ đồ trong Word là thao tác được sử dụng cực kỳ phổ biến để giúp bạn thể hiện được những bản tóm tắt, sơ đồ mindset một cách đơn giản hơn. Có rất nhiều cách vẽ sơ đồ khác nhau mà bạn có thể áp dụng tùy vào từng mục đích sử dụng. Và những hướng dẫn cụ thể cho từng cách vẽ sẽ có ngay trong bài dưới đây để bạn đọc tham khảo.
Lợi ích khi vẽ sơ đồ trong Word
Vẽ sơ đồ trong Word mang đến rất nhiều lợi ích ấn tượng, cụ thể là:
- Sơ đồ giúp tóm tắt thông tin phức tạp một cách trực quan, dễ hiểu hơn so với văn bản dài dòng để thu hút được sự chú ý của người đọc, tăng khả năng ghi nhớ và tiếp thu thông tin.
- Phân loại và sắp xếp thông tin một cách logic, khoa học.
- Vẽ sơ đồ giúp lập kế hoạch, ghi chép ý tưởng một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ quá trình giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định.
- Tăng khả năng tập trung, ghi nhớ thông tin.
- Phát triển tư duy sáng tạo, khả năng phân tích và tổng hợp thông tin.
- Có thể chèn sơ đồ vào các tài liệu Word khác, bài thuyết trình PowerPoint,…Dễ dàng xuất file sang các định dạng khác như PDF, JPG, PNG,…
- Sử dụng trong nhiều lĩnh vực như giáo dục, đào tạo, kinh doanh, khoa học,…và phù hợp cho nhiều mục đích như học tập, thuyết trình, báo cáo,…
Lợi ích khi vẽ sơ đồ trong Word
Các cách vẽ sơ đồ trong Word đơn giản, phổ biến nhất
Có rất nhiều cách vẽ sơ đồ trong Word khác nhau mà bạn có thể áp dụng tùy vào từng trường hợp cụ thể. Cùng khám phá hướng dẫn các cách làm chi tiết ở ngay dưới đây.
Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng công cụ Shape
Sử dụng công cụ Shape để vẽ sơ đồ là cách làm được sử dụng rất phổ biến. Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Shape được thực hiện như sau:
Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn muốn vẽ sơ đồ. Chọn tab “Insert” trên thanh công cụ.
Chọn tab “Insert” trên thanh công cụ
Bước 2: Chọn hình vẽ cho sơ đồ phù hợp với sở thích của bạn
Bước 3: Nhấn và giữ chuột trái để điều chỉnh kích thước của các biểu tượng đã chèn sao cho phù hợp nhất với sơ đồ. Tiếp tục chèn thêm các biểu tượng khác để hoàn thiện sơ đồ.
Nhấn và giữ chuột trái để điều chỉnh kích thước của các biểu tượng
Bước 4: Bạn có thể tùy chỉnh các đặc tính cho sơ đồ như màu sắc, đường viền, độ bóng và các hiệu ứng,…
Tùy chỉnh các đặc tính cho sơ đồ
Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Smart Art
SmartArt là một công cụ hữu ích trong Word giúp bạn tạo sơ đồ, biểu đồ, và các hình ảnh minh họa một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Dưới đây là các bước hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Word bằng SmartArt:
Bước 1: Mở Word và chọn tab Insert. Nhấn vào nút SmartArt trong nhóm Illustrations.
Bước 2: Chọn loại sơ đồ bạn muốn từ danh sách các danh mục.
Word cung cấp nhiều loại sơ đồ khác nhau, bao gồm:
- Process: Biểu diễn một chuỗi các bước liên tiếp.
- Cycle: Biểu diễn một chuỗi các bước lặp lại.
- Hierarchy: Biểu diễn một cấu trúc phân cấp.
- Relationship: Biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng.
- Matrix: Biểu diễn dữ liệu dạng bảng.
- Pyramid: Biểu diễn một cấu trúc kim tự tháp.
- Section: Biểu diễn các phần của một tổng thể.
Sau khi chọn xong hãy nhấn vào nút OK.
Chọn loại sơ đồ bạn muốn từ danh sách các danh mục
Bước 3: Điền nội dung vào các ô văn bản trong sơ đồ.
Điền nội dung vào các ô văn bản trong sơ đồ
Bước 4: Bạn có thể điều chỉnh các đặc tính của sơ đồ bằng cách sử dụng những tùy chọn như trong hình
Bạn có thể điều chỉnh các đặc tính của sơ đồ
Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng biểu đồ
Bước 1: Bấm vào tab Insert trên thanh công cụ và chọn mục Chart
Bấm vào tab Insert trên thanh công cụ và chọn mục Chart
Bước 2: Sau đó các dạng biểu đồ sẽ được gợi ý trên màn hình. Bạn hãy chọn phân loại biểu đồ phù hợp rồi nhấn OK
Bạn hãy chọn phân loại biểu đồ phù hợp rồi nhấn OK
Bước 3: Sau khi chọn được loại biểu đồ phù hợp thì một bảng dữ liệu dưới dạng Excel sẽ được hiển thị. Bạn hãy nhấn 2 lần vào biểu đồ để sửa dữ liệu.
Bạn hãy nhấn 2 lần vào biểu đồ để sửa dữ liệu
Bước 4: Nếu bạn muốn thay đổi loại biểu đồ thì có thể bấm chuột phải sau đó chọn Change Chart Type rồi chọn kiểu biểu đồ mới.
Chọn Change Chart Type rồi chọn kiểu biểu đồ mới
Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Drawing Tools
Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Drawing Tools cực kỳ đơn giản bằng các bước dưới đây:
Bước 1: Mở file Word và chọn tab Insert (Chèn), chọn Shape (Hình dạng) rồi chọn Bảng vẽ mới
Mở file Word và chọn tab Insert (Chèn), chọn Shape (Hình dạng)
Bước 2: Sau đó bảng vẽ sẽ xuất hiện và bạn có thể bắt đầu vẽ những hình khối trong bảng này. Sau đó bạn sẽ thêm các đặc tính cho biểu đồ như đường viền, màu sắc, đổ bóng,…
Sau đó bảng vẽ sẽ xuất hiện và bạn có thể bắt đầu vẽ những hình khối
Một số quy tắc khi vẽ sơ đồ trong Word bạn cần biết
Dưới đây là những quy tắc cực kỳ cần thiết khi vẽ sơ đồ trong Word mà bạn cần biết:
- Xác định mục đích sử dụng sơ đồ: giải thích quy trình, thể hiện mối quan hệ, so sánh dữ liệu,…để chọn được mẫu sơ đồ phù hợp nhất.
- Sơ đồ nên có bố cục rõ ràng, mạch lạc, dễ nhìn. Các thành phần chính của sơ đồ nên được đặt ở vị trí trung tâm, nổi bật. Sử dụng các đường kẻ, mũi tên để kết nối các thành phần trong sơ đồ. Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc kiểu chữ, làm cho sơ đồ rối mắt.
- Hình ảnh và biểu tượng có thể giúp truyền tải thông tin một cách trực quan và dễ hiểu hơn. Nên sử dụng hình ảnh và biểu tượng phù hợp với nội dung của sơ đồ. Tuy nhiên bạn nên tránh sử dụng quá nhiều hình ảnh và biểu tượng, làm cho sơ đồ rối mắt.
- Sử dụng các công cụ định dạng trong Word để chỉnh sửa màu sắc, kiểu chữ, kích thước của các thành phần trong sơ đồ. Nên sử dụng các màu sắc và kiểu chữ phù hợp với chủ đề của sơ đồ.
- Sau khi hoàn thành sơ đồ, bạn cần kiểm tra lại nội dung, bố cục và định dạng để đảm bảo sơ đồ chính xác, rõ ràng và dễ hiểu. Có thể nhờ người khác xem xét và góp ý cho sơ đồ của bạn.
Một số quy tắc khi vẽ sơ đồ trong Word bạn cần biết
Một số câu hỏi thường gặp về cách vẽ sơ đồ trong Word
Nên sử dụng SmartArt hay Shapes?
Tính năng vẽ sơ đồ trong Word bằng SmartArt hay Shapes đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Nếu bạn cần một sơ đồ đơn giản và nhanh chóng, SmartArt là một lựa chọn tốt. Nhưng nếu bạn cần một sơ đồ phức tạp hơn hoặc muốn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với cách thức hiển thị sơ đồ, Shapes là lựa chọn tốt hơn.
Làm thế nào để thêm văn bản vào sơ đồ?
Để thêm văn bản vào sơ đồ SmartArt, hãy nhấp vào văn bản giữ chỗ và nhập văn bản của bạn. Để thêm văn bản vào Shapes, hãy nhấp vào hình dạng và nhập văn bản. Bạn cũng có thể sử dụng hộp văn bản để thêm văn bản vào sơ đồ.
Làm thế nào để kết nối các hình dạng trong sơ đồ?
Để kết nối các hình dạng trong sơ đồ, bạn có thể sử dụng đường kẻ. Có nhiều loại đường kẻ khác nhau có sẵn, bao gồm đường kẻ thẳng, đường kẻ cong và đường kẻ có mũi tên.
Một số câu hỏi thường gặp về cách vẽ sơ đồ trong Word
Các cách vẽ sơ đồ trong Word phổ biến và đơn giản nhất đã được giới thiệu trong bài viết trên. Bạn hãy áp dụng ngay cách làm phù hợp để vẽ được mẫu sơ đồ hoàn chỉnh nhất cho file Word của mình nhé.
