Excel là gì? Bật mí những điều thú vị về phần mềm Excel

Đối với những người vừa mới làm quen với tin học văn phòng chắc chắn sẽ thắc mắc rằng Excel là gì và công dụng mà phần mềm này mang đến là gì? Có thể thấy sự nổi tiếng của phần mềm Excel là cực kỳ lớn nhưng độ hiểu biết về nó thì sẽ còn hạn chế đối với những người mới. Vì vậy bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây để nắm được những thông tin hữu ích về Excel nhé. 

Excel là gì?

Excel là một phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft. Nó nằm trong bộ Microsoft Office và là một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới.

Có thể nói Excel là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, đặc biệt là tin học văn phòng. Nó là một phần mềm thiết yếu cho bất kỳ ai cần xử lý dữ liệu một cách hiệu quả và chính xác nhất.

Excel là gì?

Các phiên bản của phần mềm Excel 

Phần mềm Excel đã được ra đời từ rất lâu và đã trải qua rất nhiều phiên bản nâng cấp với những tính năng độc đáo khác nhau. Cụ thể về những phiên bản của Excel sẽ được cập nhật trong bảng sau để bạn đọc tham khảo. 

Những công dụng nổi bật của Excel là gì?

Vậy những công dụng nổi bật của Excel là gì? Khám má những lợi ích mà phần mềm này mang đến cho người dùng ngay dưới đây: 

• Excel cho phép lưu trữ lượng dữ liệu khổng lồ dưới dạng bảng tính với các hàng và cột, giúp bạn dễ dàng sắp xếp và quản lý thông tin.
• Excel cung cấp nhiều công thức và hàm tính toán mạnh mẽ giúp bạn thực hiện các phép tính phức tạp một cách nhanh chóng và chính xác.
• Excel cho phép bạn ghi lại các thao tác lặp đi lặp lại thành macro để tự động hóa công việc, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Excel cho phép bạn dễ dàng chia sẻ dữ liệu với người khác qua email, mạng xã hội hoặc lưu trữ đám mây.
• Excel được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau như kế toán, tài chính, kinh doanh, marketing, khoa học, kỹ thuật,…

Những công dụng nổi bật của Excel là gì?

Khám phá những tính năng cơ bản của Excel 

Phần mềm Excel sở hữu rất nhiều những tính năng khác nhau hỗ trợ người dùng trong việc xử lý dữ liệu. Cùng khám phá những công cụ nổi bật của phần mềm này nhé. 

Các tính năng cơ bản của Excel 

• Nhập và chỉnh sửa dữ liệu văn bản, số, ngày tháng, v.v. vào các ô. Chỉnh sửa dữ liệu bằng cách nhấp trực tiếp vào ô và sửa đổi.
• Sử dụng công thức để thực hiện các phép tính toán học, logic và thống kê. Sử dụng hàm Excel để tự động hóa các tác vụ phổ biến như SUM, AVERAGE, VLOOKUP, COUNTIF, v.v.
• Định dạng phông chữ, màu sắc, căn chỉnh, viền,…của ô.
• Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Lọc dữ liệu để hiển thị các giá trị cụ thể hoặc đáp ứng các tiêu chí nhất định.
• Tạo biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu. Chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu và mục đích của bạn.
• Tạo bảng Pivot để tóm tắt và phân tích dữ liệu. Sử dụng các bộ lọc và tính toán trong bảng Hợp nhất dữ liệu từ nhiều trang tính hoặc sổ làm việc. Chia nhỏ dữ liệu thành các trang tính hoặc sổ làm việc riêng biệt.
• Sử dụng VBA để tự động hóa các tác vụ phức tạp. Viết mã VBA để mở rộng chức năng của Excel.

Các tính năng cơ bản của Excel

Cấu trúc của một bảng tính Excel gồm những gì?

Một bảng tính Excel sẽ bao gồm những thành phần sau: 

• Trang tính (Worksheet): Là một tập hợp các ô được sắp xếp thành hàng và cột. Mỗi trang tính có tên riêng, được hiển thị ở dưới cùng của màn hình. Bạn có thể thêm, xóa, đổi tên và di chuyển các trang tính.
• Ô (Cell): Là giao điểm của một hàng và một cột. Ô là nơi chứa dữ liệu, chẳng hạn như văn bản, số, ngày tháng, công thức,…Bạn có thể định dạng ô, chẳng hạn như phông chữ, màu sắc, căn chỉnh, v.v.
• Hàng (Row): Là một tập hợp các ô được xếp theo chiều ngang. Mỗi hàng được đánh số thứ tự. Bạn có thể thêm, xóa, ẩn và di chuyển các hàng.
• Cột (Column): Là một tập hợp các ô được xếp theo chiều dọc. Mỗi cột được đánh tên bằng chữ cái.
• Thanh công cụ (Toolbar): Chứa các nút lệnh để thực hiện các thao tác khác nhau, chẳng hạn như định dạng, chỉnh sửa, chèn,…Bạn có thể tùy chỉnh thanh công cụ để thêm hoặc xóa các nút lệnh.
• Thanh công thức (Formula Bar): Hiển thị nội dung của ô đang được chọn. Bạn có thể nhập công thức vào thanh công thức để thực hiện các phép tính.
• Thanh trạng thái (Status Bar): Hiển thị thông tin về ô đang được chọn, chẳng hạn như vị trí, định dạng,…

Cấu trúc của một bảng tính Excel gồm những gì?

Các dạng dữ liệu có trong Excel 

Dữ liệu Excel cực kỳ đa dạng để người dùng có thể thoải mái sử dụng trong các trường hợp cụ thể: 

• Dạng số (Number): Dùng để lưu trữ các giá trị số, bao gồm số nguyên, số thập phân, số phần trăm, v.v. Ví dụ: 123, 45.67%, 1000000.
• Dạng văn bản (Text): Dùng để lưu trữ các chuỗi ký tự, bao gồm chữ cái, số, ký hiệu đặc biệt, v.v. Ví dụ: “Họ và tên”, “Địa chỉ”, “Điện thoại”.
• Dạng ngày tháng (Date): Dùng để lưu trữ các giá trị ngày tháng. Ví dụ: 01/01/2023, 31/12/2024.
• Dạng giờ phút (Time): Dùng để lưu trữ các giá trị giờ phút. Ví dụ: 12:00 AM, 11:59 PM.
• Dạng logic (Boolean): Dùng để lưu trữ các giá trị logic TRUE hoặc FALSE.
• Dạng lỗi (Error): Dữ liệu không hợp lệ hoặc lỗi công thức. Ví dụ: #DIV/0!, #VALUE!, #REF!.
• Dạng công thức (Formula): Dùng để lưu trữ các công thức tính toán. Ví dụ: =A1+B2, =SUM(A1:A10).

Các dạng dữ liệu có trong Excel

Các hàm Excel được sử dụng phổ biến nhất

Hàm Excel là gì và mục đích của các hàm trong Excel sẽ là thông tin cực kỳ bổ ích dành cho những người vừa mới tiếp xúc với phần mềm này. Cùng khám phá những loại hàm Excel được sử dụng phổ biến nhấn ngay dưới đây: 

Hàm tính toán:

• SUM: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi.
• AVERAGE: Tính trung bình cộng của các giá trị trong một phạm vi.
• MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất trong một phạm vi.
• MAX: Tìm giá trị lớn nhất trong một phạm vi.
• COUNT: Đếm số lượng ô có chứa dữ liệu số trong một phạm vi.
• COUNTA: Đếm số lượng ô có chứa bất kỳ dữ liệu nào (số, chữ, ký hiệu) trong một phạm vi.
• COUNTIF: Đếm số lượng ô trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện nhất định.
• SUMIF: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện nhất định.
• RANK: Xếp hạng một giá trị trong một danh sách.
• ROUND: Làm tròn một số đến một số lượng chữ số thập phân nhất định.

Hàm logic:

• IF: Trả về giá trị dựa trên điều kiện được chỉ định.
• AND: Trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện được chỉ định là TRUE.
• OR: Trả về TRUE nếu ít nhất một điều kiện được chỉ định là TRUE.

Hàm tra cứu dữ liệu:

• VLOOKUP: Tra cứu giá trị trong một cột và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong cùng một hàng.
• HLOOKUP: Tra cứu giá trị trong một hàng và trả về giá trị tương ứng từ một hàng khác trong cùng một cột.
• INDEX & MATCH: Tra cứu giá trị trong một bảng và trả về giá trị tương ứng từ một vị trí được xác định.

Hàm thao tác với văn bản:

• LEFT: Trả về một số lượng ký tự nhất định từ đầu chuỗi văn bản.
• RIGHT: Trả về một số lượng ký tự nhất định từ cuối chuỗi văn bản.
• MID: Trả về một số lượng ký tự nhất định từ một vị trí được xác định trong chuỗi văn bản.
• CONCATENATE: Nối các chuỗi văn bản lại với nhau.

Hàm ngày tháng:

• TODAY: Trả về ngày hiện tại.
• NOW: Trả về ngày giờ hiện tại.
• DATE: Tạo ra một giá trị ngày từ các thành phần year, month, day.

Các hàm Excel được sử dụng phổ biến nhất

Những ứng dụng thực tế của Excel là gì?

Excel là một phần mềm bảng tính mạnh mẽ với nhiều ứng dụng trong thực tế. Nó được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ văn phòng, kinh doanh, giáo dục đến khoa học kỹ thuật. Cụ thể, bạn có thể sử dụng Excel trong rất nhiều lĩnh vực như: 

• Kế toán: Sử dụng Excel để lập báo cáo tài chính, theo dõi thu chi, tính lương…
• Marketing: Sử dụng Excel để phân tích dữ liệu khách hàng, theo dõi hiệu quả chiến dịch marketing…
• Bán hàng: Sử dụng Excel để quản lý danh sách khách hàng, theo dõi doanh số bán hàng…
• Giáo dục: Sử dụng Excel để tạo bài giảng, theo dõi điểm số học sinh…Sinh viên, học sinh có thể giải bài tập, thực hành các phép tính và lập báo cáo khoa học trên Excel. 
• Khoa học kỹ thuật: Sử dụng Excel để phân tích dữ liệu thí nghiệm, mô phỏng các mô hình khoa học…

Những ứng dụng thực tế của Excel là gì?

• Xem thêm: Hướng dẫn 2 cách lọc dữ liệu trong Excel cực đơn giản

Bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu thêm về khái niệm Excel là gì cũng những thông tin cực kỳ bổ ích về phần mềm này. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn nắm được những kiến thức cơ bản về Excel để có thể làm quen với phần mềm này nhanh hơn.